Cas d'Èxit: Clíniques de Rehabilitació
Digitalització integral de la gestió clínica i interacció interactiva amb el pacient mitjançant Intel·ligència Artificial.
Saturació de servei i dispersió geogràfica
El client, una de les xarxes de clíniques de rehabilitació més importants de Catalunya, s'enfrontava a greus problemes de gestió i comunicació a causa del seu gran volum de pacients diaris i a la distribució dels seus centres per diferents localitats. Les centralites telefòniques de les clíniques es col·lapsaven constantment durant les hores punta, provocant un 53% de trucades perdudes i llargues esperes que minvaven l'experiència del pacient.
A més, el personal d'administració dedicava més del 60% de la seva jornada laboral a tasques repetitives de baix valor, com donar d'alta, reprogramar o cancel·lar cites de forma manual, en lloc de centrar-se en l'atenció humana directa a les instal·lacions.
La transformació digital de 4 pilars amb IA
VilaTec va dissenyar i va implementar un ecosistema complet de digitalització que connecta la gestió interna amb múltiples canals d'interacció intel·ligents per al pacient:
Plataforma de Gestió Integral
Un sistema centralitzat sense codi propietari que permet gestionar en temps real l'agenda de metges i fisioterapeutes, la disponibilitat de sales de rehabilitació, equips tècnics i fitxes mèdiques dels pacients.
Canal de WhatsApp & Web IA
Un chatbot de intel·ligència artificial amb processament de llenguatge natural (NLP) connectat directament al Core de la clínica. El pacient pot sol·licitar, moure o anul·lar visites a l'instant de forma totalment autònoma.
Centralita de Veu IA Activa
Un assistent de veu cognitiu que respon trucades telefòniques fora de l'horari comercial o quan totes les línies estan ocupades. Compta amb la mateixa capacitat d'agendament, modificació i cancel·lació de visites de forma segura.
Quioscos d'Autoservei amb IA
Quioscos tàctils interactius integrats a les mateixes sales d'espera dels centres, dotats d'un agent de IA virtual per agilitzar el registre a l'arribada, resoldre dubtes sobre tractaments i guiar el pacient.
L'impacte real en el flux del pacient
- cancel Més d'un 53% de trucades d'usuaris es perdien o no s'atenien en hores punta.
- cancel Espera mitjana de 12 minuts per telèfon per realitzar un simple canvi de cita.
- cancel Les secretàries col·lapsades amb tasques manuals, descuidant l'atenció al centre.
- cancel Falta d'autoservei físic que generava cues de recepció innecessàries.
- check_circle Atenció omnicanal 24/7 de trucades i missatges sense temps d'espera.
- check_circle Autogestió de cites en 30 segons via WhatsApp o centralita automatitzada.
- check_circle Llenguatge natural fluït en català i castellà, adaptat al pacient sènior.
- check_circle Registre ràpid al quiosc físic reduint el temps d'espera en un 70%.
Eficiència operativa garantida
Gràcies a la digitalització integral de VilaTec, la xarxa de clíniques ha aconseguit alliberar un 50% del temps administratiu de la seva recepció, que ara es bolca directament en el confort del pacient. L'automatització no només ha reduït els costos operatius, sinó que ha maximitzat l'ús de les agendes clíniques eliminant pràcticament els espais buits per cancel·lacions tardanes, gràcies al recordatori de cites intel·ligent per WhatsApp.
